banner_new9组织咨询

一、组织的含义和特征

(一)组织的含义

所谓组织,就是为了实现共同目标,建立起来的人们之间分工与合作所必需的职责与权利关系系统。从这个概念中看出,组织是由人及其相互之间的关系构成的。当人们之间相互作用以完成实现目标的基本活动时,组织就存在了。因此可以说,组织的关键要素就是共同的目标和任务,以及在达成目标或完成任务的过程中人们之间建立的结构和关系

(二)组织的特征

1.共同目标

目标是组织的愿望和外部环境结合的产物,受环境的影响和制约,它描述了组织的愿景、共同的价值观和信念以及组织存在的原因,对组织具有强有力的影响。组织的共同目标一般有三个作用:一是给员工提供了一种方向感,告诉员工他们正在为什么而工作;二是为员工制定决策提供了指南;三是提供了绩效评价的标准。

2.分工合作

组织作为一个系统,是一组相互作用的要素集合体,要素的相关作用意味着组织中的人或部门是彼此依存的,必须协同工作。任何一个组织系统都有若干个子系统组成,这些子系统完成组织生存所需要的特定功能,如生产、便捷联系、维持、适应以及管理等。

3.责权系统

每个组织本身就是一个责权系统,通过明确每个员工的职责范围以及授予其相应的权力,来保证组织的有效运转以及组织目标的全面实现。

4.社会技术系统

组织的社会技术系统性,就是要求在人们的愿望和需要与组织生产系统对技术的要求两者之间找到一种平衡。社会系统涵盖了所有人的要素,诸如个体和群体的行为、组织文化、管理实务、沟通开放性程度等,这些都会影响到工作的绩效水平。纯粹的基于技术和科学原理的组织设计并不是有效的,相反,员工的参与和全身投入却能使组织取得与众不同的成绩。

(三)组织变革与组织发展

1.组织变革

(1)组织变革的含义

组织变革就是为了适应组织所处的内外环境、技术特征和组织任务等方面的变化,提高组织效能,而运用行为科学和相关管理方法,对组织的权责结构、组织规模、沟通渠道、角色设定、组织与其他组织之间的关系等,所进行的一系列有目的的、系统的调整和革新。

(2)组织变革的原因

一般来说,企业组织变革的原因主要包括以下两个方面:

一是企业经营环境的变化。诸如国民经济增长速度的变化、产业结构的调整、政府经济政策的调整、科学技术的发展引起产品和工艺的变革的等。

二是企业内部条件的变化。主要包括:技术条件的变化,如企业实行技术改造,引进新的设备要求技术服务部门的加强以及技术、生产、营销等部门调整;人员条件的变化,如何人员结构的变化和人员素质的提高等;管理条件的变化,如实行计算机辅助管理,实行优化组合等;企业本身成长的要求,企业处于不同的生命周期时对组织结构的要求也各不相同,如当 小企业成长为中型或大型企业,单一品种企业成长为多品种企业,单体企业发展成企业集团等时,原有的管理体系已不能适应业务的发展,往往会在管理上暴露出许多不适应的症状,如管控失效、流程紊乱等问题。

(3)组织变革的过程

根据1951年卡特·勒温(Kurt Lewin)提出的基本理论,组织变革通常要经过三个阶段:解冻、变革和在解冻。

解冻:这一阶段的焦点在于确定变革的基调,鼓励员工改变原有的行为模式和工作态度,采取新的适应组织战略发展的行为与态度。

变革:变革是一个学习过程,需要给员工提供新信息、新行为模式和新的视角,指明变革方向,实施变革,进而形成新的行为和态度。

再冻结:在再冻结阶段,利用必要的强化手段使新的态度和行为固定下来,使组织变革处于稳定状态。

2.组织发展

(1)组织发展的含义

组织发展指的是在外部或内部的行为科学顾问,或有时被称为变革推动者的帮助下,为提高一个组织解决问题的能力和在充满不确定性的外部环境中进行变革的能力,而进行的储蓄不懈的变革过程。组织变革与组织发展有十分密切的关系,组织发展可以视为有效实现组织变革的手段。

(2)组织发展的特征

组织发展是提高全体员工积极性和自觉性的手段,也是提高组织效率的有效途径。组织发展有几个显著的基本特征:

①组织发展是深层次的、长期的组织变革,体现出非常强的价值导向。许多企业为了获取新的竞争优势,计划在组织文化的层次实施新的组织变革,这就需要采用组织发展模型与方法。

②组织发展是一个评估与改进的循环。组织发展的思路是对企业进行“全面评估”、“确定差距”、“活动干预”和“改进监控”,形成一个良性的评估与改进循环。

③组织发展是一个渐进的动态过程。组织发展活动是一系列目标清晰的、连续的、不断变化的动态过程。组织发展强调组织系统内的各部分相互联系和相互依存。

④组织发展是以有计划的再教育手段实现变革的策略。组织发展不只是有关知识和信息等方面的变革,而更重要的是在态度、价值观念、技能、人际关系和文化气氛等管理心理各方面的更新。

⑤组织发展具有明确的目标与计划性。组织发展活动都是订立和实施发展目标与计划的过程,并且需要设计各种培训学习活动来提高目标设置和战略规划的能力。目标订立与目标管理活动,不但能够最大限度地利用企业的各种资源,发挥人和技术两方面的潜力;而且还能产生高质量的发展计划,提高长期的责任感和义务感。

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二、组织咨询的重要内容

(一)组织咨询的含义

组织咨询是指企业在进行组织变革和组织发展的过程中,借助于掌握专业技术的第三方咨询专家的力量,通过一系列的咨询活动来提升企业自身了解、认识、分析和处理与组织变革、组织发展相关的各种问题的能力,以更好地完成组织任务的一种商业活动。

组织咨询旨在提高组织的绩效能力和有效性,强调通过战略计划设定目标和计划行动的重要性,它是一个相对长期的改进过程,须得到高层管理者的全面参与和支持。

(二)组织咨询的程序和内容

根据组织变革过程的三阶段模型,组织咨询项目一般分为调研诊断、方案设计和辅导实施三个阶段。

1.调研诊断

组织咨询的过程就是咨询专家帮助企业实施组织变革,最终改善组织绩效的过程。变革的主体是企业方的全体员工,任何变革方案都需要得到企业内骨干团队的认同与支持,依靠团队的力量来推行,只有这样变革才有可能成功。因此,企业组织变革面临的最核心的问题,不是战略、管理系统的改变,而是组织内员工行为的改变。组织咨询项目在进场后的第一个任务,就是营造积极的变革范围,在项目开始时就消除员工对变革的恐惧,激发他们积极参与咨询的勇气。

为了消除员工的担忧,一般会采取两种方式,一种是在咨询专业进场后,与企业的高管层进行深度沟通,再次明确咨询项目的目的、目标和阶段性里程碑之后,组织召开项目启动会。另一种是除了召开项目启动会之外,咨询专家对企业进行相关培训,通过系统的介绍与咨询作业有关的管理理念、最佳实践、作业方法等,提前引导员工在观念上进行转变。

在项目启动会之后,咨询项目组就开始对企业进行正式的调研诊断工作。其核心任务就是,利用调研诊断工作,找出企业的真正问题所在。本阶段通常采用的方式有:资料分析、内部访谈、问卷调查、员工座谈、高层研讨等。

(1)资料分析

通常内部访谈的范围主要集中在企业的中高级管理层。通过访谈,咨询项目组进一步了解企业的战略、经营状况、内部运营机制等,并将访谈结果与分析的资料进行项目印证。同时,咨询专家会对它们所存在的疑惑进行解答和引导,从而达到有效推进组织变革的作用。

(2)内部访谈

通常内部访谈的范围主要集中在企业的中高层管理层。通过访谈,咨询项目组进一步了解企业的战略、经营状况、内部运营机制等,并将访谈结果与分析的资料进行相互印证。同时,咨询专家会对他们所存在的疑惑进行解答和引导,从而达到有效推进组织变革的作用。

(3)员工座谈

这种方式通常运用在对企业基层管理岗位和基层员工的访谈中。企业的各种管理措施,最终都施加于员工身上,员工作为企业各项活动的执行者,对自己身边的管理问题感受最深,但这些往往正是企业高层管理者所布置的信息。

(4)中高层研讨

咨询专家根据项目所涉及的关键议题,组织企业的中高层管理人员进行研究讨论,引导大家贡献企业信息、问题和看法,并提供找到问题和分析问题的方法、工具,带领企业一起剖析问题的原因。

通过使用以上各种方式,在调研诊断阶段,咨询专家要引导企业积极参与到项目中来,并促使企业用心去思考、区认识自己的管理问题,而不是直接告诉管理者现在存在的问题。在汇报会上,咨询项目组会就企业所存在的各种组织管理问题进行陈述,对其成因进行分析,并提出明确解决思路和下阶段的工作安排。

2.方案设计

这个阶段的核心内容就是进行组织咨询项目方案设计。通常组织咨询方案包括公司治理结构设计、集团管控模式设计、组织结构设计、流程与制度体系设计等模块。这些模块既可以一起作为一个完整组织设计方案的组成,也可以根据客户企业的实际需要分别设计,关键的是设计出来的方案要在符合企业实际的情况下,能够解决企业的问题。

3.辅导实施

这是组织咨询项目的最后一个阶段,开始推行第二阶段设计好的各种方案,企业需要从原有的管理状态调整到另外一种状态,员工也必须摒弃原有的工作习惯来适应新的步调,这其中需要克服的阻力可想而知。因此,协助企业客服原油的管理惯性,实现平稳国都,成为本阶段咨询专家对核心任务。

这一阶段通常分四步来进行。首先,咨询专家会建议企业成立两个小组,意识由高层组成的实施委员会,它是方案实施最有力的支持;二是实施小组,是实施的具体组织者和协调者。其次,咨询专家对实施小组的成员进行培训,为他们提供工作思路、工作方法、工作步骤以及技能上的培训和辅导。再次,咨询专家要协助实施小组成员制定方案实施办法,即实现由设计方案向实施方案的转换,这个过程也是实施小组成员理解和消化方案的过程。经常出现的问题是实施小组对方案设计的背景和思路理解不到位,不能使实施办法完全体现设计方案的意图,因此需要咨询专家的指导调整。最后,咨询专家根据方案实施过程中的反馈情况,及时总结和分析,并提出相应改善措施。

 

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